”Vi har indført et finmasket system, så vi hurtigt kan handle på elevernes fravær”

Vicerektor Torben Bisbo og studievejleder Morten Jupin Haase fortæller om, hvordan de opgør elevernes fravær i antal lektioner i stedet for procent, og hvordan en håndholdt og vedvarende indsats har givet gode resultater.

I 2011 oplevede vi et ekstraordinært stort fravær blandt eleverne på gymnasiet. Det blev katalysatoren for, at vi udviklede en decideret fastholdelsespolitik, og at vi nu følger elevernes fravær meget systematisk og kontinuerligt. Med vores systematiske tilgang kan vi også finde mønstre i elevernes fravær. For eksempel ved at undersøge, hvornår på dagen den enkelte elev er fraværende. Det gjorde, at vi eksempelvis kunne identificere nogle elever, som har svært ved at komme op om morgenen. Med den slags indsigter kan vi bedre vide, hvor vi skal tage fat for at hjælpe eleverne. Vi tror, at en af grundene til, at vi klarer os ret godt her hos os, er, at vi har udviklet et meget minutiøst system, som vi fastholder og håndhæver.

Vi opgør fraværet anderledes end de fleste andre skoler. Elevernes fravær opgøres ikke i procenter, men i lektioner, fordi procenter kan falde over tid, selvom der stadig er tale om mange lektioner. På denne måde bliver det meget synligt for eleven, hvor mange lektioner vedkommende har mistet ved at være fraværende. Det er en tilgang, vi har fundet ud af, fungerer godt på vores gymnasium.

Elever med for højt skriftligt fravær sender vi i skriveværksted. Mangler en elev at aflevere for mange opgaver, bliver han eller hun pålagt at møde op i skriveværkstedet og arbejde på de opgaver, der ikke er blevet afleveret. Skriveværkstedet afholdes en gang om ugen i to timer, og der deltager 30-40 elever hver gang – ud af 1.000 elever i alt. Foruden hjælp til, at eleverne får skrevet og afleveret deres opgaver, har skriveværkstedet også været med til at forbedre studiekulturen på gymnasiet, fordi værkstedet betyder, at ikke alle elever bare drøner ud ad døren, når de har fri. Der opstår et liv på skolen efter undervisningen, som også smitter af på andre elever i forhold til at blive hængende og arbejde på deres opgaver.

Studievejlederne spiller en helt central rolle. Med den hårde kurs over for fravær og den tætte opfølgning er studievejlederne afgørende for, om vi lykkes med indsatsen, og om den modtages godt af eleverne, eller om de føler sig forfulgt. Studievejlederne skal være gode til at møde eleverne i øjenhøjde og gøre det klart for dem, at det er for deres eget bedste, at vi følger op på deres fravær. Vi ønsker, at de skal komme i skole og lære noget og være sammen med deres kammerater. Her på skolen fungerer studievejlederne også som fastholdelseskoordinatorer. De bruger en tredjedel af deres tid på fastholdelsesarbejde og den resterende tid på andre studievejledningsopgaver.

Selvom det koster ressourcer at investere i fraværsbekæmpelse, vinder vi i sidste ende. Det er dyrt at drive indsatsen, fordi vi bruger flere ressourcer på at screene elevernes fravær, afholde samtaler i studievejledningen og i det hele taget følge alle elever tæt. Men til gengæld er elevernes fravær og frafald blevet reduceret, hvilket betyder, at vi mister færre taxameterpenge end tidligere. Vi investerer altså ressourcer i indsatsen, men sparer også ressourcer ved et reduceret frafald.

Det har vist sig, at vores vedholdenhed er altafgørende for at holde fraværet nede på et acceptabelt niveau. Selvom det kræver mange ressourcer at have så finmasket et system, hvor der følges op på elevernes fravær hver eneste uge, så må vi også bare erkende, at det er her, nøglen ligger gemt i forhold til at holde elevfraværet nogenlunde på det niveau, vi ønsker. Resultatet af vores indsats har været, at fraværet er blevet cirka halveret. Vi har i flere år haft et gennemsnitligt fravær på 4 %, og vi tror, at det må være den nedre grænse, vi her har ramt. Der må nødvendigvis være en vis mængde fravær i forbindelse med sygdom, køreprøver og andet.

Tre råd til andre skoler

1.Ledelsen skal bakke op om fraværsindsatsen
For at få igangsat en fraværsindsats må ledelsen gå forrest, og hvis indsatsen skal have vedvarende betydning for elevernes fravær, skal ledelsen også blive ved med at bakke op om særligt studievejledernes vigtige rolle i bekæmpelsen af fraværet.

2.Studievejlederne må være vedholdende over for eleverne
Det er vigtigt at inddrage og medtænke studievejlederne i en fraværsindsats, fordi det typisk er dem, der holder øje med elevernes fravær i registreringssystemet og følger op, når nogle elever får for meget fravær. De skal have allokeret tid og ressourcer, så de har mulighed for at følge elevernes fravær tæt og afholde samtaler med de elever, der kæmper med for meget fravær.

3.En succesfuld fraværsindsats kræver systematik og klare procedurer
For at opnå resultater af en fraværsindsats er det helt centralt at udvikle klare procedurer og være meget systematisk i ens tilgang til opgørelse og håndtering af fravær.

Sådan arbejder Aarhus Handelsgymnasium med fravær

Hvordan følges fraværet?
En gang om ugen screener studievejlederne alle klassers fravær. De fem studievejledere på skolen har hver især et antal klasser, de er ansvarlige for. Elever med for højt fravær bliver kaldt til både første, anden, tredje og fjerde samtale, hvis de ikke retter op på deres fravær. I dokumentationen af samtalerne har studievejledningen udviklet nogle faste vendinger, som man anvender. Det giver en systematik i dokumentationen og sparer tid. Hvis eleverne er under 18 år, får forældrene et brev fra skolen i e-Boks, der gør dem opmærksomme på, at elevens fravær er blevet for højt. Langt de fleste forældre er glade for at blive gjort opmærksomme på det. Efter anden samtale skal eleverne fremadrettet aflevere dokumentation for deres fravær, for eksempel en lægeerklæring. Efter tredje samtale er erfaringen, at pjækkeri bliver en sjældenhed, fordi eleverne har forstået alvoren. Processen er tilrettelagt, så den er gennemskuelig for alle, så ingen bliver overraskede over, hvad der sker, når de har et højt fravær. Studievejlederne følger også op på elevernes skriftlige fravær og sender dem i skriveværksted, hvis de er bagud med for mange opgaver. Hvis de stadig ikke får afleveret deres opgaver, ender de på vicerektors kontor og aftaler en deadline. Elever, der afslutter 1. g med for meget fravær, bliver indkaldt til samtale, umiddelbart efter at de er startet i 2. g, for at gøre dem opmærksomme på, at de skal forbedre deres fremmøde hurtigst muligt. Denne indsats har i år betydet, at ingen af disse elever havde for meget fravær, da de startede i 3. g her efter sommerferien.

Hvilke elever er i fokus?
Som udgangspunkt behandles alle elever ens, men udviklingen af gymnasiets finmaskede system har betydet, at for eksempel kronisk syge elever og elever med andre særlige udfordringer bliver opdaget langt hurtigere og derfor hurtigere kan få den hjælp, de har brug for. Der tages individuelle hensyn til elever med denne type af fravær, og studievejlederne har et øje på dem.

Hvem håndterer fraværet?
På Aarhus Handelsgymnasium er det en bevidst beslutning at lade studievejledningen og ledelsen stå for fraværsindsatsen. Studievejlederne har det daglige ansvar for at følge udviklingen i elevernes fravær og handle på, når elever får for højt fravær. Lærerne er ikke ansvarlige, fordi ledelsen har en formodning om, at de formentlig ville have forskellige tilgange til håndtering af elevernes fravær. Hverken lærerne eller eleverne har kendskab til grænsen for, hvor mange lektioners fravær en elev må have, før studievejledningen reagerer på det. Dette er besluttet, fordi det er ledelsens overbevisning, at alle elever på den måde er sikret den samme behandling. Det er også ledelsens oplevelse, at eleverne føler sig retfærdigt behandlet, fordi alle elever med for højt fravær får samme behandling.