Inspiration til virtuelle åbent hus-arrangementer og orienteringsaftener

I artiklen præsenteres konkrete forslag til, hvordan åbent hus-arrangementer kan tilrettelægges, gennemføres og evalueres, så kommende elever og deres forældre kan få en god introduktion til jeres uddannelsesinstitution. Desuden er der forslag til, hvordan institutionens it-ansvarlige kan understøtte de virtuelle aktiviteter.

For de kommende elever er det have indblik i forskellige uddannelser en af forudsætningerne for at kunne træffe et kvalificeret valg af ungdomsuddannelse.
Introduktion til kommende elever og deres forældre tænkes ind i en virtuel ramme. Den virtuelle introduktion kan tilrettelægges, så unge og deres forældre oplever, at de både får indblik i jeres uddannelser, jeres institution og ved, hvad de skal gøre for at få mere at vide.

Som institution kan I med fordel bruge jeres erfaringer fra fjernundervisningen med jeres elever, når I skal i gang med et virtuelt åbent hus-arrangement. I har sikkert allerede både erfaringer med, hvordan man didaktisk og teknisk kan tilrettelægge en virtuel introduktion. Samtidigt har I også indblik i de mulige udfordringer ved at deltage i et virtuelt arrangement.

Det virtuelle informationsarrangement

Når I inviterer til arrangementet, kan I med fordel didaktisere det ud fra overskrifterne planlægning, gennemførsel og evaluering.

Hvis afholdelse af virtuelle arrangementer er nyt for jer, vil planlægningsfasen, herunder de tekniske overvejelser, fylde mere end ellers. Det kan derfor være en fordel at samarbejde med it-eksperter på jeres institution i planlægningsfasen. Det kan også være elever eller kollegaer med gode it-kompetencer.

1. Planlægningen af det virtuelle arrangement

I planlægningsfasen er der en række opmærksomhedspunkter, I med fordel kan overveje i forhold til den virtuelle ramme for arrangementet.

Teknik

Hvilken digital løsning skal anvendes?

I har formentlig en specifik it-platform, I anvender på institutionen. I kan også livestreame fra Youtube eller lignende.

I kan læse mere om forskellige it-platforme og GDPR på emu.dk

Hvad skal de tekniske retningslinjer være for selve arrangementet? Da der sikkert deltager flere, end I er vant til at lave undervisning for, kan I med fordel indrette arrangementet, så tændte mikrofoner og kameraer ikke forstyrrer jeres præsentation.

Det kunne være:

Skjul chatten, så de indkomne spørgsmål modereres af en af jer.
Slå lyden fra deltagernes mikrofoner og fjern mulighed for at tilslutte kamera.
Husk at informere deltagerne om, at arrangementet må ikke optages af deltagerne af hensyn til GDPR. Dette kan eksempelvis skrives i invitationen til eller i beskrivelsen af jeres arrangement.

Er der områder, hvor I er usikre på det tekniske og får brug for assistance?

Får I eksempelvis brug for at vise en film eller en PowerPoint, og ved I, hvordan man gør?

Hvordan inviterer I til den virtuelle arrangement?

Hvilke kanaler har skolen til at synliggøre jeres arrangement? I kan oprette jeres arrangement i event-kalenderen på ug.dk

2. Selve afholdelsen

Hvordan kan I sammensætte arrangementet, så både institutionens ansatte, elever og eventuelt kommende elever får taletid?
Hvilke roller har I under arrangementet? – Hvem er vært? Hvem er ordstyrer? Hvem har styr på det tekniske? Hvem moderere spørgsmål?

Inspiration til indholdet af et virtuelt arrangement

Når I skal lave planlægge arrangementet, kan I strukturere det i forhold til 1) velkomst, 2) præsentation med elever og lærere eller uddannelsesledere og 3) spørgsmål.

I forhold til præsentationen er det en god idé at vælge 3-4 punkter ud som I vil introducere. Det kan være:

Uddannelsernes indhold
De fysiske rammer
Det sociale liv
Hvordan de måske kommende elever og deres forældre får mere at vide (institutionens hjemmeside, vejledere, mm.)

Engagement og inddragelse

Dernæst kan det fungere godt, hvis de kommende deltagerne oplever, de har mulighed for at deltage aktivt på distancen. Det kan enten være ved, at de kan stille spørgsmål undervejs eller ved engagerende aktiviteter. Erfaringen fra andre lignende arrangementer viser, at det ikke er sikkert, at tiden tillader, at alle spørgsmål kan blive besvaret under selve det virtuelle arrangementet. Derfor er det godt, at have en moderator, der kan holde øje med, hvilke spørgsmål der kommer ind og sende spørgsmål videre til dem, der kan besvare dem undervejs i arrangementet. Nogle af spørgsmålene kan sammen med svarene fra institutionen også blive til FAQ’er på institutionens hjemmeside eller blive sendt ud til deltagerne efter arrangementet.

Overvej, hvordan I vil tilrettelægge den virtuelle præsentation:

I kan have en fast gennemgående vært, som binder flere indslag sammen.
Institutionens elever kan fortælle om uddannelserne ud fra forberedte oplæg. Værten kan undervejs stille spørgsmål, som I tit oplever at få fra kommende elever.
I kan også benytte jer af videoer, jeres egne eller fra UddannelsesGuidens tema introduktion til ungdomsuddannelserne.
I kan optage arrangementet og gøre det tilgængeligt på jeres hjemmeside eller andre kanaler, så kommende elever kan se det på et andet tidspunkt. I den forbindelse er det vigtigt at anonymisere deltageres navne.

Tips til engagerende aktiviteter

I kan sørge for, at de kommende eleverne kan være aktivt deltagende, for eksempel med quizzer eller opsamlende spørgsmål undervejs. Det kan være som spørgsmål i en FAQ, chat, på mentimeter eller andet. En moderator samler op på spørgsmålene undervejs.
I kan sørge for at det er tydeligt, hvor man kan læse mere eller få mere at vide om det, som I præsenterer.

3. Evaluering

Når I afholder jeres informationsaktiviteter virtuelt, kan det være svært at fornemme stemningen på arrangementet. Ved at dele en kort evaluering med deltagerne på link i afslutningen af eller efter arrangementet, kan I få indblik i deltagernes oplevelse. Hvad fungerede godt og mindre godt? Hvad mangler de viden om?

Inspiration til evalueringsspørgsmål:

Hvor gammel er du?
Hvilken kommune bor du i?
Er du en eventuelt kommende elev, forældre til eventuelt kommende elev eller andet?
Deltog du sammen med andre? Hvem deltog du sammen med?
Hvor godt et indtryk fik du af uddannelsesinstitutionen (på en skala fra 1 til 5, hvor 5 er rigtig godt)?
Hvad kunne du godt lide ved arrangementet?
Var der noget, du ikke synes om?
Hjalp arrangementet til, at du mere klar over, hvad du vil vælge af uddannelse?
Har du forslag til forbedringer?

It-afdelingens rolle

Det kan være en fordel, at ansatte med gode it-kompetencer understøtter institutionens virtuelle informationsaktiviteter. Nogle institutioner har egne elever på en medielinje, som også kan hjælpe til. Det kan eksempelvis ske ved at samle gode råd og fif i forhold til: