Projektstyring i gymnasiet

Teknologi og projektstyring

Faget teknologi er struktureret med projektarbejde som arbejdsform, og forløbene er ofte længerevarende. Den typiske fremgangsmåde i teknologiundervisningen er den induktive metode, idet læreprocessen er problemorienteret. Her skal eleven gennem nysgerrighed og forforståelse stille spørgsmål til området, de arbejder med (Beck, 2020).

Det er den samfundsmæssige problemstilling, der danner rammen for elevernes arbejde, og en del af tiden foregår undervisningen i værksteder eller laboratorier. Her gøres der erfaringer under fremstillingen, der gerne skulle ende med at produktet bliver forbedret og på den måde ligne en iterativ udviklingsproces (Schou, 2020).

Formål med projektstyring

Formålet med at introducere projektstyring er at synliggøre projektets faser for eleverne, så det bliver lettere at planlægge og (selv)styre. Projektstyring dækker blandt andet over at få styr på og overblik over et projekt, inden det egentlige arbejde starter. I projektarbejdet skal eleverne lære at arbejde sammen og kommunikere.

At arbejde effektivt i en gruppe er ofte en udfordring, og man lærer ikke nødvendigvis at arbejde i en gruppe ved netop at arbejde i en gruppe. De elementer, der er på spil i projektarbejdet bunder i elevernes udfordringer mht. planlægning, udnyttelse af ressourcer, og manglende overblik over processen og eget projekt. Dertil kommer, at fragmenterede grupper opleves at tage mindre ansvar for hinandens arbejde. Det påvirker samlet kvaliteten og målet om vidensdeling.

I et forsøg på at skabe et stærkere fundament for projektarbejdet og med et mål om øget refleksion hos eleverne over den proces, der er knyttet til det at arbejde med langvarige projekter, kommer her et bud på hvordan vi, med lånte og tilpassede principper bag den anerkendte metode til projektstyring, Scrum, bruger projektstyring som et redskab i undervisningen.

Scrum

I industrien er Scrum-frameworket med stor succes implementeret som en virtuel aktivitet via diverse digitale værktøjer. Scrum er effektivt for både store og små virksomheder, og anvendes i teams og projekter. Af store virksomheder som benytter Scrum kan nævnes Google, Apple, Facebook, Amazon m.fl. (Larman, 2004).

Scrum bygger på empirismen, der siger, at viden kommer fra erfaring, og vi skal træffe beslutninger ud fra hvad der er kendt.

Metoden hviler på tre fundamentale principper, transparency, inspection og adaptation. Disse principper er med en smule kunstnerisk frihed oversat til dansk som: synlighed, review og tilpasning som præsenteret i figur 1.

Figur 1: Scrum-principper

© Forfatter

 Figur 1: Scrum principper

Synlighed bidrager til, at alle gruppens medlemmer ved, hvad der foregår og skal foregå i gruppen. Gruppen har styr på opgaver, ansvar og eventuelle udfordringer samt styr på, hvor i udviklingsprocessen de er.

Review tilskynder en kontinuerlig vurdering af gruppens arbejde som en del af arbejdet og kan fortolkes som gennemlæsning og godkendelse. Tanken er, at dette vil fange evt. fejl og mangler på et tidligt tidspunkt i gruppens projektarbejde og bidrage til vidensdeling.

Tilpasning er en erkendelse af, at projekter af en vis størrelse og kompleksitet er uforudsigelige og dermed ikke kan planlægges fra start til slut. Derfor skal eleverne løbende være i stand til at vurdere og tilpasse projektforløbet.

Projektstyringsmetoden integrerer vidensdeling og skal øge elevernes selvstyring og tydeliggøre planlægningen. Synligheden øges vha. en virtuel tavle, der tillader, at opgaver tilpasses og tilføjes løbende (som ikke er oplagt i en almindelig tidsplan).

Metoden benytter et virtuelt værktøj til at liste alle opgaver. Der findes flere egnede værktøjer til formålet, fx trello.com, HacknPlan, eller ClickUP, men vi har valgt at tage udgangspunkt i Trello. 

Trello

De tre principper fra Scrum kommer i spil hos eleverne gennem anvendelse af onlineværktøjet Trello samt et dagligt planlægningsmøde (Scrum møde eller “stand-up” møde).

Trello er en virtuel tavle, der er frit tilgængeligt for alle i gruppen, og som tilgås via trello.com. Tavlen som værktøj kan bruges til mange formål, men rammen for dette formål har været at bruge det som en simpel efterligning af det fysiske Scrum-board, som projektstyringsmetoden Scrum anvender.

“[…] scrum encourages teams to learn through experiences, self-organize while working on a problem, and reflect on their wins and losses to continuously improve” (Atlassian, 2021)

På Trello-boardet opretter eleverne fem kolonner: “Alle opgaver”, “Dagens opgaver”, “Igangværende opgaver”, “Review” og “Færdige opgaver“.

Se figur 2. 

Figur 2: Trello board

© Forfatter

Figur 2: Trello board

Trello-boardets kolonner indeholder de opgaver, som projektet består af, og gennem et projektforløb antager projektets opgaver følgende fem statusser:
 

Figur 3: Opgavestatus

© Forfatter

Alle opgaver

Ved projektstart opretter eleverne de opgaver, som de vurderer vil komme i løbet af projektet.

Nye opgaver tilføjes til “Alle opgaver” som de opstår i løbet af projektet. Prioriteten af en opgave afspejles i den rækkefølge opgaverne listes i, så opgaven med højeste prioritet placeres øverst.

Dagens opgaver

Ved planlægningsmødet vurderer eleverne i fællesskab hvilke opgaver, de kan nå i dag, og flytter disse opgaver fra “Alle opgaver” til “Dagens opgaver”. 

Igangværende opgaver

Ved planlægningsmødet tilvælger alle i gruppen en opgave. Den enkelte elev markerer sin opgave med sine initialer og flytter opgaven til “Igangværende opgaver”.

Review

Når en elev mener at være færdig med en opgave, flytter eleven sin opgave fra “Igangværende opgaver” til “Review”. En opgave flyttes først fra “Review”, når et andet gruppemedlem har foretaget et review på opgaven. Eleven som foretager review, sætter sine initialer på opgaven. Er der grund til, at opgavetageren bør kigge på opgaven igen, noterer reviewer en kort beskrivelse af “problematikken” på opgaven i Trello og fører pågældende opgave tilbage i “Dagens opgaver”, hvorfra den igen kan samles op.

Færdige opgaver

Har reviewer vurderet at en opgave er løst, flyttes opgaven (af reviewer) til kolonnen “Færdige opgaver”.

Planlægningsmødet

Planlægningsmødet har altid en mødeleder. Mødelederen har til ansvar at mødet bliver afholdt, at tidsrammen bliver overholdt og som minimum at den fastlagte agenda gennemføres. Rollen som mødeleder går på skift mellem eleverne i gruppen.

Planlægningsmødet har enkle spilleregler:

• Mødet er time-boxed, dvs. det må max. tage 15 minutter
• Det er et “stand-up” møde med én PC til stede, der viser Trello-boardet

En efter en besvarer alle gruppens medlemmer nedenstående spørgsmål:

• Hvad lavede du sidst?
• Hvad skal du lave i dag?
• Er der forhindringer? (som du ikke selv kan klare)

Herefter diskuteres opgaverne i “Alle opgaver”.

• Opgaverne prioriteres ved at ændre deres rækkefølge i “Alle opgaver”. De store opgaver brydes evt. ned i mindre delopgaver, der kan løses på en arbejdsdag.
• Gruppen vurderer i fællesskab hvilke opgaver, de kan nå at lave i dag (et tidsestimat).
  • Disse opgaver flyttes til kolonnen “Dagens opgaver”
• Gruppens medlemmer bliver nu enige om hvem der laver hvilke opgaver. En opgave vælges til. Det er vigtigt at ansvar er noget eleven tager på sig, og ikke noget der uddeles diktatorisk.
  • De valgte opgaver markeres med de pågældende elevers initialer, og flyttes til kolonnen “Igangværende opgaver”.
• Mødeleder skriver et ultrakort beslutningsreferat i et kollaborativt dokument (nye beslutninger og hvorfor). Kan evt. tilføjes logbogen.

Hvis en elev ikke når at løse sin opgave inden for en teknologi-arbejdsdag, flyttes opgaven tilbage til “Alle opgaver”. Den opgave der har højeste prioritet i dag, har ikke nødvendigvis højeste prioritet næste teknologi-arbejdsdag. Eleverne kan til enhver tid tilføje arbejdsopgaver til “Alle opgaver”.

Indpakningen har betydning

Vores erfaring viser, at indpakningen har betydning. En klasse med studieretningen kom/IT og programmering har lettere ved at favne de softwarerelaterede begreber end biotekklassen, idet sidstnævnte har et andet udgangspunkt og vidensgrundlag.

Det er derfor vigtigt at have for øje, at værktøjet skal re-didaktiseres og derved tilpasses den pågældende klasse, det skal bruges i. Helt konkret kan Scrumterminologien i dette tilfælde helt udelukkes i biotekklassen og erstattes af “projektstyringsmetoden”, og planlægningsmødet bliver et statusmøde.

Tilrettelæggelse

Forløbet køres parallelt med et allerede planlagt projekt og kræver en introduktion til brugen af Trello-boardet samt planlægningsmødet. Eleverne har som udgangspunkt ingen eller blot sporadisk kendskab til projektstyring og kan derfor med fordel introduceres for projektstyring tidligt i deres studieforløb.

Projektstyringsforløbet kan startes med en live demo af Trello-boardet efterfulgt af en gennemgang af de mødeaktiviteter som et planlægningsmøde består af. Et handout, der kort beskriver metoden, deles med eleverne, som de enten kan vælge at printe ud, eller have tilgængeligt digitalt ved siden af Trello-boardet. Et eksempel på et handout kan hentes her (google drive - PDF). 

Ved at supervisere elevernes første planlægningsmøde sikres det, at eleverne anvender værktøj og metode korrekt. Man kan i opstartsfasen, om muligt, alliere sig med en ekstra teknologiunderviser for at understøtte projektgruppernes første planlægningsmøder.

Evaluering

For at evaluere på projektstyringens indvirken på elevernes projektforløb foretages en diskussion i klassen. Alternativt kan evaluering foretages gennem et online spørgeskema.

Man kan med fordel inddrage nedenstående punkter i sin evaluering:

• Planlægning af projektet, skabe overblik
• Evne til at håndtere uforudsete hændelser
• Kommunikationsformen i gruppen
• Deling af viden mellem gruppens medlemmer
• Evnen til at kunne løse problemer inden for gruppen, uden vejledning
• Rapportskrivning

Du kan hente/kopiere et Google Analyse-spørgeskema på følgende link og anvende det i evalueringen (link - google drive).

Kreditering

Gine Ørnholt Johansson, PhD fødevarekvalitet og procesoptimering,
Lektor ved Hillerød Tekniske Gymnasium U/Nord

Thomas Birk Abildgaard, Cand.scient.dat,
Lektor ved HTX Frederikshavn, EUC Nord